Sorveglia Fornitore

Scrivi la partita IVA e la denominazione di un fornitore che hai già verificato: la ricontrolliamo a intervalli regolari su VIES, sulla lista sanzioni dell’Unione Europea, su GLEIF e sugli avvisi di aggiudicazione pubblicati su TED, e ti avvisiamo quando una di queste fonti cambia risposta. Il primo controllo ti manda la fotografia dello stato di adesso; dopo, nessun avviso significa che su quelle fonti non è cambiato niente. Se un controllo non riesce lo trovi scritto, fonte per fonte, nella riga del monitoraggio nella tua area.

Cosa fa

VIES, il servizio della Commissione Europea (DG TAXUD) per la verifica delle partite IVA, dice se il numero è valido per le operazioni intracomunitarie e, quando lo Stato membro lo pubblica, la denominazione dell’intestatario. Non contiene bilanci, soci o amministratori; per le partite IVA italiane contiene solo quelle iscritte all’archivio per gli scambi intra-UE, quindi «non valida» non vuol dire «cessata». Le sue condizioni d’uso limitano i dati alla finalità di verifica: la risposta di VIES la usiamo per il controllo che ci hai chiesto e per confrontarla con il nome che hai scritto tu, e non per interrogare le altre fonti.

La lista consolidata delle sanzioni finanziarie dell’Unione Europea, pubblicata dalla Commissione Europea, elenca persone, entità e gruppi sanzionati con alias, identificativi e programma; la fonte dichiara un aggiornamento giornaliero e noi ne rileggiamo una copia ogni giorno. Non contiene le liste statunitense (OFAC) e britannica; il riuso è ammesso per i controlli di conformità.

GLEIF (Global Legal Entity Identifier Foundation), la fondazione che gestisce il codice LEI, dà codice, ragione sociale, paese, indirizzo, stato dell’entità e stato della registrazione; dati riutilizzabili alle condizioni di GLEIF, che ogni avviso cita come fonte. Contiene solo le imprese che hanno chiesto un LEI, che non è obbligatorio per un fornitore comune: se il tuo non lo ha, questa parte del controllo non c’è, e la riga del monitoraggio lo scrive.

TED (Tenders Electronic Daily), la Gazzetta ufficiale degli appalti pubblici dell’Unione Europea, pubblica gli avvisi di aggiudicazione: da lì leggiamo gli appalti in cui compare come vincitore un’impresa con la denominazione che ci hai indicato, con oggetto, committente, importo quando è dichiarato e numero di pubblicazione per verificare. TED contiene solo il sopra soglia europeo: un fornitore che lavora molto con la pubblica amministrazione italiana può non avere nessuna riga qui, e non è un fatto su di lui — è il perimetro della fonte.

Due fonti che questo prodotto dichiara e non legge, e non le scopri dopo: ANAC — la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, che coprirebbe anche il sotto soglia italiano — respinge le richieste automatiche, quindi non la interroghiamo; il Registro Imprese delle Camere di Commercio (InfoCamere) è a pagamento e si accende solo con un contratto fra Mega Engine e InfoCamere, che oggi non è attivo. Finché è così non sorvegliamo stato dell’impresa, sede legale e cariche, e il monitoraggio lo scrive dal primo controllo nella riga della tua area, invece di lasciarti una sezione vuota da interpretare. Il monitor legge soltanto: non contatta il fornitore, non gli invia niente, non compila moduli.

Per chi è

Uffici acquisti che non vogliono rifare a mano ogni trimestre la verifica fatta all’ingresso; chi si occupa di conformità in aziende che non possono lavorare con soggetti sanzionati; commercialisti che seguono i fornitori dei clienti; imprese che vogliono sapere quando un subappaltatore si aggiudica altri appalti pubblici europei.

Come funziona

• Nel campo «Partita IVA del fornitore» scrivi il numero, uno per monitoraggio, con o senza il prefisso del paese; nel campo «Denominazione del fornitore» il nome dell’impresa come compare sul contratto o sulla fattura. La denominazione è obbligatoria: con quella cerchiamo nella lista sanzioni, in GLEIF e fra le aggiudicazioni TED, e senza resterebbe solo la verifica della partita IVA. Il «Codice LEI» è facoltativo: se lo indichi leggiamo quella scheda invece di cercarla per nome.
• Il primo controllo fotografa lo stato attuale, fonte per fonte, e te lo manda per email: comprese le parti che non ci sono e perché — LEI assente, ANAC non interrogabile, Registro Imprese senza contratto. Se il LEI lo abbiamo cercato per nome, la fotografia dice quale scheda GLEIF abbiamo preso, con codice, ragione sociale e paese: se non è il tuo fornitore, correggi indicando il LEI.
• I controlli successivi rileggono le stesse fonti ogni giorno (dalla tua area puoi passare a ogni ora o a ogni settimana) e le confrontano con la fotografia precedente. Ricevi un avviso solo quando c’è una differenza.
• La riga del monitoraggio nella tua area mostra lo stato di ciascuna fonte con la data in cui l’abbiamo letta l’ultima volta. Le date sono per fonte e non una sola: se GLEIF non risponde da due giorni ma VIES sì, lo vedi da lì.

Input supportati

Una partita IVA per monitoraggio, con o senza il prefisso del paese, e la denominazione nel campo apposito; il codice LEI è facoltativo. Con una partita IVA di qualunque Stato membro funzionano tutte e quattro le fonti collegate. Se VIES non pubblica la denominazione per quello Stato — è una scelta di ciascun paese, non un dato mancante — il confronto fra nome scritto e nome restituito non c’è, e la riga del monitoraggio lo dice; lista sanzioni, GLEIF e TED lavorano comunque con il nome che hai indicato tu. Il codice fiscale di una persona fisica non è una partita IVA e non è accettato in questo campo.

Risultato

Un avviso via email a ogni variazione, che dice quale fonte è cambiata e che cosa, con il valore di prima, quello di adesso e la fonte citata per nome. Sono segnalate come da verificare subito tre cose: la partita IVA che non risulta più valida, il nome registrato al VIES che non coincide più con quello che hai dichiarato, e un riscontro nuovo nella lista sanzioni. Arrivano invece come informazione: il cambio di denominazione registrata, i cambi di stato sulla scheda LEI, un riscontro sanzioni che sparisce e ogni nuovo appalto pubblico europeo aggiudicato a quel nome. I campi che una fonte non pubblica restano vuoti, e non scriviamo mai «sanzionato» o «cessato» come conclusione nostra: scriviamo che cosa ha risposto la fonte, e quando.

Limiti

Una corrispondenza per nome nella lista sanzioni è un’omonimia possibile, non un’identificazione, e il silenzio su questa fonte non dice niente delle liste statunitense o britannica. Lo stesso vale per un LEI cercato per nome: può essere di un’impresa con denominazione uguale o simile — succede anche fra paesi diversi — e se la fotografia mostra un’altra impresa gli avvisi GLEIF non riguardano il tuo fornitore; per questo la riga mostra sempre il paese, ed esiste il campo del codice. Anche le aggiudicazioni TED sono appaiate per nome del vincitore: il numero di pubblicazione in ogni riga serve a verificarlo sulla scheda ufficiale. Una variazione che compare e rientra fra due controlli può sfuggire.

Senza il contratto fra Mega Engine e InfoCamere non sappiamo dirti se l’impresa è in liquidazione o ha cambiato sede o amministratore; anche con il contratto non leggeremmo bilanci, protesti o procedure concorsuali. Sorveglia Fornitore non è un’indagine sull’impresa e non sostituisce la visura camerale, il parere di un legale o del commercialista: ti dice che una fonte ha cambiato risposta, e dove andare a leggere. Non produce un punteggio di rischio. Il quadro completo di un’azienda in un momento solo lo fa Dossier Azienda; la verifica all’ingresso, con lo stesso insieme di fonti, la fa Verifica Fornitore; per sito e certificato del fornitore c’è Sorveglia Dominio e SSL.

Un controllo può non riuscire: nessuna di queste fonti ha un livello di servizio garantito. Vale come «non riuscito» il silenzio delle due fonti su cui il prodotto si regge — VIES e la lista sanzioni; se a tacere sono GLEIF o TED il controllo resta valido e sono quelle due righe a dirlo. Non ti avvisiamo al primo colpo: teniamo l’ultima lettura riuscita e aspettiamo tre controlli consecutivi non riusciti prima di scriverti. Nel frattempo il silenzio non significa «è tutto a posto»: sulla riga del monitoraggio, dal primo controllo, trovi quale fonte non ha risposto, quanti controlli consecutivi non sono riusciti e la data dell’ultima lettura riuscita di ciascuna fonte. Quando la fonte torna te lo diciamo.

Per email ti mandiamo al massimo 20 avvisi all’ora. Se in un’ora ne maturano di più — capita a chi tiene attivi molti monitoraggi con controllo frequente — gli altri non te li mandiamo in posta, ma li registriamo tutti nel tuo storico, ognuno con la sua data e ora, e te lo diciamo con un avviso apposta: per quell’ora il silenzio della posta non significa «niente di nuovo».

Privacy e dati

Conserviamo la configurazione — partita IVA, denominazione, frequenza e, se lo hai indicato, il codice LEI — e la fotografia dell’ultimo controllo: della risposta di VIES la validità, la denominazione restituita, l’esito del confronto con quella che hai indicato e la data della lettura; l’esito del confronto con la lista sanzioni, cioè le voci corrispondenti o «nessuna»; della scheda GLEIF codice, ragione sociale, paese e i due stati; di TED i numeri di pubblicazione degli avvisi già visti, che servono a non riannunciarti due volte lo stesso appalto. Restano finché il monitoraggio esiste: quando lo cancelli se ne vanno con lui. I file scaricati dalle fonti non li conserviamo oltre il controllo.

Nelle fonti pubbliche ci sono dati di persone: le persone fisiche nella lista sanzioni, i rappresentanti negli avvisi di gara. Li trattiamo con il minimo necessario: un nome di persona compare in un avviso solo quando è lui la variazione da verificare, e non lo usiamo per costruire liste di marketing. Niente viene usato per addestrare modelli, e al fornitore non arriva nulla.

Domande frequenti

Ogni quanto controllate?

Ogni giorno; dalla tua area puoi passare a ogni ora o a ogni settimana. Ogni ora serve a poco: la lista sanzioni UE dichiara un aggiornamento giornaliero e TED pubblica a giornata, quindi controllare più spesso non fa comparire novità che le fonti non hanno pubblicato.

Cosa succede al primo controllo?

Ricevi un’email con la fotografia iniziale: una riga per fonte, comprese quelle che per questo fornitore non hanno risposta. È l’unico avviso che mandiamo senza che sia cambiato niente, e serve a farti vedere da subito che cosa stiamo davvero guardando.

Perché una corrispondenza nella lista sanzioni va verificata a mano?

Perché il confronto avviene sui nomi e sugli alias, e un nome può coincidere con quello di un soggetto diverso. L’avviso dice quale voce ha fatto scattare la corrispondenza e rimanda alla lista ufficiale della Commissione Europea: sei tu, o chi si occupa di conformità, a stabilire se è la stessa entità.

Quanti fornitori posso sorvegliare?

Ogni partita IVA è un monitoraggio separato. Puoi tenerne attivi fino a 25 per account, contati insieme su tutti i prodotti watch e radar; un monitoraggio in pausa non occupa un posto fra i 25 ma resta salvato con il suo storico; le righe salvate, attive e in pausa insieme, al massimo 50.