Report Clienti Inattivi

Il filtro che fanno tutti — «ultimo ordine piu’ vecchio di sei mesi, ordinati per fatturato» — sbaglia due volte, e sono le due volte che contano.

• La soglia uguale per tutti. Un cliente che ordinava ogni settimana e tace da sei settimane e’ andato. Un cliente che ordina due volte l’anno e tace da sette mesi e’ nei suoi tempi. Una soglia in mesi chiama «perso» il secondo e «attivo» il primo: esattamente al rovescio. Qui il silenzio di ogni cliente si divide per la sua cadenza mediana, e quel rapporto decide lo stato.
• L’ordine per fatturato storico. Mette in cima i nomi che sai a memoria: il tuo primo cliente, sparito tre anni fa, che non torna. Qui in cima ci sono i clienti in ritardo, quelli appena usciti dal loro ritmo: e’ la’ che il recupero e’ ancora possibile, ed e’ la’ che trovi i nomi che non ti aspettavi.

In pagina, subito: quanti clienti sono fuori dal loro ritmo, quanto vale il mancato ordinato, da chi ricominciare. Poi un file Excel con due fogli.

• Da riattivare — un cliente per riga, in ordine di priorita’: stato (in ritardo, dormiente, perso, un ordine solo), ultimo ordine, giorni di silenzio, ogni quanti giorni ordinava, di quante volte e’ fuori dal suo ritmo, numero di ordini, scontrino medio, totale speso, ordini non arrivati, mancato ordinato in euro, se e’ in calo, la prima azione da fare e il messaggio da mandargli.
• Tutti i clienti — la base completa con le stesse colonne, anche chi sta ordinando nei suoi tempi, per rifare i conti o filtrare a modo tuo.
• Info — quali colonne del tuo file sono state usate, il periodo coperto, e le formule scritte per intero: puoi rifare a mano il conto di una riga e decidere se fidarti del resto.

Oltre all’elenco, il report dice le cose che l’elenco non fa vedere: quanto pesano i tuoi primi cinque clienti sul fatturato, se molti clienti si sono fermati nello stesso mese (quando capita, la causa in genere e’ una sola e riguarda te: un listino nuovo, una consegna andata male, un venditore uscito), quali clienti ordinano ancora ma spendono meno della meta’ di prima, e quante righe del tuo file non siamo riusciti a leggere.

Un CSV o un Excel (.xlsx) con una riga per ordine e una riga di intestazione. Servono tre colonne: il cliente, la data dell’ordine, l’importo. Tutte le altre colonne che hai non danno fastidio: vengono ignorate.

• Le intestazioni le riconosciamo da sole, e fra queste quelle degli export di Danea Easyfatt (Cliente · Data documento · Totale documento), Fatture in Cloud (Ragione sociale · Data · Importo totale) e WooCommerce (Customer · Order Date · Order Total), provate una per una. Vanno bene Cliente, Ragione sociale, Denominazione, Codice cliente, Intestatario, Customer; Data, Data ordine, Data documento, Data fattura, Data registrazione; Totale, Totale documento, Importo, Imponibile, Amount. Se il tuo gestionale le chiama in un altro modo, nel modulo c’e’ un campo per scrivere il nome esatto.
• Date: 31/12/2025, 2025-12-31 e il formato data di Excel. Importi: 1.234,56 e 1234.56, con o senza il simbolo dell’euro. Separatore del CSV: punto e virgola, virgola o tabulazione, lo riconosciamo.
• Tetti: 50.000 righe d’ordine e 15 MB per elaborazione. Lo storico deve coprire almeno 180 giorni e contenere almeno 5 clienti che hanno ordinato piu’ di una volta: sotto queste soglie il ritmo d’acquisto non e’ misurabile, il lavoro si ferma e non ti addebitiamo nulla.
• Gli importi negativi (note di credito, resi) abbassano il totale del cliente ma non contano come ordini: altrimenti un reso accorcerebbe la sua cadenza e lo farebbe sembrare in ritardo.
• Puoi usare i codici cliente al posto dei nomi: il report funziona identico. Se usi i nomi veri, il file ti torna piu’ comodo da usare — la scelta e’ tua.

La colonna in euro e’ un fatto aritmetico, non una previsione: scontrino medio del cliente × ordini non arrivati, dove gli ordini non arrivati sono (giorni di silenzio ÷ sua cadenza) − 1, con il tetto di un anno del suo ritmo perche’ un silenzio lunghissimo non generi una cifra piu’ grande di quanto abbia mai speso in un anno.

Non c’e’ nessun tasso di riattivazione dentro quel numero, perche’ non lo conosciamo. Chiamarlo «recuperabile» significherebbe promettere un incasso che dipende da cose che i tuoi dati non contengono: quel cliente puo’ aver chiuso, aver cambiato fornitore, o non avere piu’ bisogno di niente. «Mancato ordinato» e’ quanto avrebbe ordinato continuando al suo ritmo — e questo si’, lo possiamo misurare.

Questo report e’ aritmetica fatta su questo server: zero chiamate a servizi esterni, zero modelli di intelligenza artificiale. Il tuo elenco clienti non viene inviato a OpenAI ne’ a nessun altro fornitore terzo, e il messaggio da mandare non e’ scritto da un modello: e’ composto dai numeri calcolati sul tuo file, per questo non puo’ inventare nulla. Il file che carichi viene cancellato dai nostri server appena il report e’ pronto: quello che resta e’ il report, scaricabile per 14 giorni e poi cancellato anche lui. Se il lavoro si ferma (colonne non riconosciute, storico troppo corto) il file resta al massimo 2 giorni — serve a capire perche’ si e’ fermato — e poi viene cancellato. Puoi cancellare tutto prima, quando vuoi, dall’archivio dei tuoi lavori; il resto sta nella privacy policy.

Resta vero il limite che riguarda tutta la piattaforma: il gestore e’ una persona fisica senza partita IVA e non emette fattura. Se la tua azienda ha bisogno della fattura, o di un accordo scritto sul trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR, scrivici prima di acquistare.

Chi ha clienti che riordinano e un gestionale che esporta: distributori e grossisti, fornitori B2B, officine e ricambisti, ferramenta, forniture per ufficio, laboratori, studi e attivita’ di servizi con clienti ricorrenti, e-commerce. Serve che i clienti tornino: se vendi una volta sola allo stesso cliente, questo prodotto non ha un ritmo da misurare e te lo dice prima di addebitare.

• La pivot in Excel. Dieci minuti la prima volta, due dalla seconda — e la sappiamo fare anche noi. Ti da’ «somma del fatturato» e «ultimo ordine»: non la cadenza di ogni cliente, non il ritardo relativo al suo ritmo, non il mese in cui si sono fermati in molti, non il messaggio. Il nostro valore e’ esattamente nella differenza fra le due cose.
• Caricare l’Excel su ChatGPT. E’ il metodo che la scheda AI n. 7 di Unioncamere insegna, e funziona per farsi un’idea. Ma su un elenco lungo un modello somma a occhio, cambia risposta a ogni tentativo, e non ti lascia un conto che puoi rifare a mano. E ci mandi tutto il tuo elenco clienti. Qui il numero e’ sempre lo stesso a parita’ di file, la formula e’ scritta nel foglio Info, e niente parte verso un modello.
• I plugin e le piattaforme di customer analytics. Fanno un lavoro piu’ ricco del nostro, e lo fanno in continuo — ma partono tutti da un e-commerce collegato (o da un CRM da popolare), vanno installati, e si pagano ad abbonamento: il pavimento del mercato sta fra i 71 € l’anno di un’estensione e i 20 $ al mese di uno strumento esterno. Se hai solo le fatture in un gestionale italiano, o vuoi la risposta una volta sola senza collegare niente, quella strada non c’e’.

Un dato di contesto, con la fonte: secondo la ricerca 2024 dell’Osservatorio Fedelta’ dell’Universita’ di Parma (258 rispondenti), «frequenza, recenza e dormienza» dei clienti sono un indicatore seguito dal 29% delle aziende: meno di una su tre.

3 crediti per report, da 1,47 € a 2,93 € secondo il pacchetto di crediti che scegli. Ogni nuovo account riceve 3 crediti di benvenuto: il primo report non costa nulla. Nessun abbonamento, nessun rinnovo: paghi i report che fai. Se il lavoro si ferma — colonne non riconosciute, storico troppo corto, file illeggibile — i crediti tornano indietro e il messaggio ti dice che cosa correggere.

• Il «oggi» del report e’ l’ultima data presente nel tuo file, non la data in cui lo carichi: cosi’ un estratto chiuso mesi fa non fa sembrare fermi tutti i tuoi clienti. Il report scrive quale data ha usato.
• Non sappiamo perche’ un cliente si e’ fermato. Chiusure, fallimenti, cambi di fornitore, stagioni anomale non sono nei dati: un cliente che ha chiuso resta nell’elenco con il suo mancato ordinato. Tocca a te riconoscerlo.
• La stagionalita’ non la misuriamo e non la promettiamo: per dire che una stagione e’ stata interrotta servono almeno due cicli annui completi, e la maggior parte degli estratti non li copre.
• Non contattiamo nessuno. Il messaggio e’ un testo nel file, da rileggere e firmare: non parte niente in automatico, ne’ adesso ne’ dopo.
• Un cliente con un ordine solo non ha un ritmo: finisce in una banda a parte e non riceve una stima di cadenza.
• Prodotto sperimentale (Labs). I risultati possono contenere errori: il foglio Info ti da’ le formule per controllarli.

I miei dati di vendita vengono inviati a un’intelligenza artificiale?

No. Questo prodotto non fa nessuna chiamata a un modello: e’ aritmetica eseguita su questo server. Anche il messaggio da mandare al cliente e’ composto dai numeri calcolati, non scritto da un modello.

Lo strumento scrive ai miei clienti?

No, e non puo’ farlo: produce analisi e testi da usare tu. Non c’e’ nessuna funzione di invio, nemmeno disattivata.

Devo esportare tutto il gestionale?

No: basta l’elenco degli ordini o delle fatture del periodo che vuoi guardare, con cliente, data e importo. Due o tre anni sono piu’ che sufficienti. Le colonne in piu’ vengono ignorate, quindi puoi caricare l’export cosi’ com’e’.

Il «mancato ordinato» e’ denaro che incassero’?

No. E’ quanto quel cliente avrebbe ordinato continuando al ritmo che aveva: serve a metterli in fila per importanza, non a prevedere un incasso. Quanto ne recupererai dipende da te e dal motivo per cui si e’ fermato, che i dati non contengono.

Posso usare i codici cliente invece dei nomi?

Si’, il calcolo e’ identico. Tieni presente che poi dovrai ricongiungere i codici ai nomi nel tuo gestionale per agire: se preferisci evitarlo, carica i nomi — il file resta tuo e lo scarichi tu.

Quanti dati servono perche’ il report abbia senso?

Lo storico deve coprire almeno 180 giorni e contenere almeno 5 clienti che hanno ordinato piu’ di una volta. Sotto queste soglie il lavoro si ferma prima di addebitare e te lo scrive. Con un anno o due di storico il ritmo di ogni cliente diventa affidabile.